Kommunikation

Kommunikation i og af projektet

Der er kommunikation i alt. Alligevel er der en tendens til først at tænke kommunikation ind, når et projekt skal offentliggøres. Vores anbefaling er at se kommunikation som mere end udbredelse af kendskab og at tænke kommunikation ind fra start af projektet.

Derfor har vi valgt at inddele vores kommunikationsværktøj i tre dele:

• Kernefortælling
• Intern kommunikation 
• Ekstern kommunikation

Al strategisk kommunikation begynder med spørgsmålet "hvorfor kommunikere". I projektsammenhænge ligger svaret i de projektmål, I har defineret. I skal altså vælge at kommunikere, når kommunikation kan bidrage til at nå i mål med jeres projekt.

Har I f.eks. et mål om at skabe ungdomsfællesskaber gennem naturoplevelser, så vil der være en række delmål, der kan løses gennem kommunikation. Det kan være, at I opstiller et mål om deltagerantal, som forudsætter et kendskab til og en interesse blandt de udvalgte unge. Eksemplet viser, hvordan projektets delmål typisk vil indeholde kommunikationsmål- og aktiviteter. Disse kan skrives ind i jeres projektstrategi eller sættes ind som mål i jeres kommunikationsplan.

• Tip: Inddrag dine kommunikationskolleger aktivt i projektudviklingen.
• Tip: Gør det til vane altid at have kommunikation på dagsordenen i jeres projektarbejde.

Kernefortælling

Allerede da I beskrev jeres projekt i ansøgningen, løste I en kommunikationsopgave, nemlig at formidle essensen af jeres projekt eller med andre ord jeres hvorfor, hvordan og hvad. Det er de samme elementer, I skal bruge, hvis I vælger at udforme en kernefortælling – også kaldet grundfortælling. I skal altså ikke opfinde noget nyt, men I skal stile efter at gøre det, som er vigtigt for jer, forståeligt og interessant for andre.

Ofte bruges en kernefortælling om en organisation, men en kernefortælling på projektniveau kan være en god måde at blive tydelig og enige om jeres projektindhold, hovedbudskaber og sprog. Tænk på det som en fælles fortælling, der gør, at I formidler projektet ens.

Den gode kernefortælling kan bruges igen og igen, enten i sin helhed eller i mindre bider, når I kommunikerer i og om projektet. Start med ’hvorfor projektet’, fortsæt med ’hvordan projektet’ og afslut med ’hvad er projektet’ og forsøg at få det hele til at stå på en enkelt side. Ved at starte med hvorfor, tager I afsæt i jeres motivation og passion, som ofte er noget af det, der skaber størst genklang hos jeres modtager.

• Tip: Simon Sineks gyldne cirkel til udarbejdelse af grundfortælling

• Tip: Test grundfortællingen på de medarbejdere, der er involveret i projektet – når alle bakker op, er den både retvisende og implementeret.  
• Tip: Genbesøg jeres grundfortælling en gang om året og juster, hvis der er sket ændringer. 

Intern kommunikation

Den interne kommunikation står ofte i skyggen af den eksterne kommunikation, fordi den eksterne kommunikation sætter konkrete spor i form af f.eks. presseomtale. Den interne kommunikation kan dog ses som den olie, der holder projektmaskinen i gang, eller den lim, der kitter holdet sammen, og det kan derfor være en god ide at konkretisere den fra start. Kender alle deres rolle og deres beføjelser? Hvordan kommunikeres idéer og beslutninger henholdsvis op og ned i organisationen? Er der en løbende dialog om, hvem der gør hvad hvornår? Er der klarhed om, hvad der kommunikeres af hvem til os i Nordea-fonden? 

Den interne kommunikation kan umiddelbart virke selvfølgelig, men den kan omvendt volde store problemer, når den ikke fungerer. Derfor kan det give god mening at tegne jeres projektorganisation og tale kommunikationen mellem alle involverede igennem. På den måde undgår I, at nogle sidder tilbage med en følelse af at være underinformeret, at gode ideer tabes på vejen, eller at for mange aktiviteter ligger på samme tid. Men husk, som med alle former for kommunikation skal I kommunikere for at opnå noget, så diskuter, hvad der er de vigtigste mål for jeres interne kommunikation. Ultimativt skal den interne kommunikation støtte op om, at I når mest effektfuldt i mål med jeres projekt. 

• Tip: Når I alligevel har kommunikation på dagsordenen, så husk også at tale intern kommunikation. 

Ekstern kommunikation

Nordea-fonden har et almennyttigt formål. Det betyder, at de støttede projekter skal være nyttige for samfundet som helhed og tilgængelige for mange.

Det formål bidrager den eksterne kommunikation af projektet til. Måske frembringer jeres projekt ny viden, som andre kan have nytte af at kende til. Måske kan andre have glæde af at deltage i projektet. Eller måske kan projektet inspirere andre til at lave noget lignende. 

For at sikre, at så mange som muligt får gavn af jeres projekt, sker det at fonden stiller krav om, at I udarbejder og gennemfører en plan for den eksterne kommunikation af projektet; herunder ekstern offentliggørelse af projektet og fondens støtte til det.

Til inspiration og for at forventningsafstemme har vi udformet en tjekliste for denne del af kommunikationsindsatsen. Den består af:

• Strategi
• Planlægning
• Kreditering

Læs mere herunder eller i vores vejledning til kommunikation af støttede projekter

Kommunikationsstrategi

Kommunikationsstrategien indeholder de overordnede linjer for og formål med kommunikationsindsatsen. Alle projekter er unikke, men kommunikationsstrategiens forskellige elementer er relevante for stort set alle projekter. Typisk vil denne del af arbejdet være centreret om den eksterne kommunikation. Klik på hvert enkelt punkt for uddybning.  

• Tip: Husk jeres overordnede formål, når I gennemgår tjeklisten.

Mål

Målet for jeres kommunikation er det, der definerer kommunikationen. Det giver f.eks. ikke mening at gå ind i kommunikationsafdelingen og "bestille" en podcast, medmindre i først ved, at det mål I gerne vil nå, nås bedst via en podcast. Målrettet kommunikation er med til at afgrænse og fokusere jeres kommunikation, hvilket er vigtigt - også for jeres kommunikationsafdeling. 

Spørg jer selv, hvilke mål skal jeres kommunikationen understøtte? Skal den f.eks. bidrage til at skabe kendskab til projektet eller engagere målgruppen? Hvis målene for jeres kommunikation ikke bidrager til projektets målsætninger, er de så stadig relevante?

• Tip til at engagere målgruppen: se vores adfærdsguide om, hvordan I gør det nemt og tilgængeligt for jeres målgruppe at ændre adfærd. 

Målgrupper

Ud over jeres primære målgruppe (dem, I gerne vil skabe en forandring for), er der ofte en række sekundære målgrupper, som kan hjælpe jeres projekt på vej. Det kan være fagpersoner eller privatpersoner, som har kontakt til jeres primære målgruppe. Det kan være uddannelsesinstitutioner eller andre offentlige institutioner. Det kan være frivillige aktører eller lokalpressen. List relevante målgrupper og husk samtidig at beskrive de mål, I har for hver målgruppe – hvis I f.eks. har udpeget de lokale naturvejledere som målgruppe, hvad vil I så gerne opnå ved at involvere dem? 

Information om både primære og sekundære målgrupper er relevante i forhold til at nå dem så effektivt som muligt og kan være et mål i sig selv. Kender I deres medievaner eller de forhindringer, der kan være for at fange deres opmærksomhed, så er I godt hjulpet. Viser det sig f.eks., at de lokale naturvejledere er svære at få i tale, kan det måske bedre betale sig at kontakte Naturvejlederbladet.

Når I ved hvem I vil nå, er det nemmere at udvikle og målrette budskab og kanalvalg.

Interessenter

Alle organisationer har en række interessenter; mennesker, som på den ene eller den anden måde er engageret i jeres arbejde. Overvej gerne med inddragelse af jeres ledelse, hvordan I vil involvere jeres interessenter i det aktuelle projekt. Er der nogle, der skal holdes orienteret løbende? Er der nogle, der med fordel kan inviteres med i en følgegruppe? Er der nogle, der skal tages i ed i forhold til projektets afledte effekt? 

Interessenter er nogle, der har indflydelse på jeres projekts rammer. Derfor skal de også tænkes ind i planen.

Fortælling/budskab

Hvorfor. Hvordan. Hvad. 
Det er de tre hovedspørgsmål, som jeres kernefortælling skal besvare og bygges op om. Husk, at kernefortællingen er til for jer; når først I får et fælles sprog for jeres projekt, så baner det vejen for al den kommunikation, der bliver brug for hen ad vejen. Kernefortællingen skulle altså gerne både spare tid og give et fælles sprog for jeres projekt.  
Formuler tre hovedbudskaber for jeres projekt og gør dem så korte og mundrette som muligt. Hovedbudskaberne skal formidle det, I mener er allervigtigst, at jeres modtagere husker om jeres projekt, f.eks. ”I Projekt Ungdomsfællesskaber i det fri skal alle kunne være sig selv i naturlige omgivelser”. 

Visuel identitet

I har allerede en visuel identitet i jeres organisation. Jeres logo, materialer og hjemmeside ser ud på en bestemt måde. Jeres projekt skal naturligvis altid kunne fungere sammen med jeres eksisterende visuelle identitet, men der er nogle spørgsmål, som I med fordel kan stille jer selv.

Hvordan ser projektet ud? Billeder siger ofte mere end 1.000 ord. Så hvad skal visuelt kendetegne projektet? Hvilket foto, design, evt. logo udtrykker bedst projektet ift. formål og målgrupper? Ofte er det en god idé at få taget nye fotos, der kan understrege jeres fortælling og hovedbudskaber, og som I kan bruge i artikler, på hjemmeside, sociale medier mv. Jeres nye projekt må med andre ord gerne adskille sig fra andre projekter, så det er tydeligt for jeres modtagere, hvornår de møder netop dette projekt.

Ift. GDPR er det afgørende, at I indhenter samtykkeerklæring fra personer, der fremgår af foto/video, og at I sikrer jer deres accept af, at medier og fonden må benytte materialet i sin kommunikation. Husk, at et samtykke altid kan trækkes tilbage. 
Se til inspiration den samtykkeerklæring fonden bruger.

Talsmand

Hvem udtaler sig til medier om projektet eller bestemte dele af det? Sørg for, at jeres talsperson kender kernefortællingen og hovedbudskaberne. Sørg for altid at kigge på den aktuelle henvendelse og forbered den særskilt. Kernefortælling og hovedbudskaber er jeres rygrad i formidlingen af projektet, men den enkelte forespørgsel kan kalde på andre budskaber. Formulering af konkrete budskaber giver jeres talsperson en ramme at udtale sig ud fra. Tænk på, hvad der er det vigtigste, modtagerne tager med sig.

Risikohåndtering

Hvilke potentielle risici er der i projektet og den eksterne kommunikation af det?
I enhver kommunikationssituation kan det betale sig at overveje indvendinger og kritik. Det gør jer på den ene side stærkere og mere nuanceret i jeres argumentation, og det giver jer på den anden side mulighed for at imødegå noget af kritikken ved f.eks. at sige den højt. 
I eksemplet med ungdomsfællesskaberne i naturen kunne nogle måske indvende, at der ikke var lige muligheder for alle unge i forhold til deltagelse, fordi projektet krævede en vis fysisk aktivitet. Den kritik kan det være godt at kende og komme i forkøbet ved f.eks. at nævne de overvejelser, projektet gør sig om tilgængelighed. 

• Tip: Gør det til en fast del af jeres kommunikationsarbejde at lade en medarbejder i teamet være djævlens advokat, når I skal kommunikere eksternt. 

Succeskriterier

Hvilke mål har I for kommunikationsindsatsen, og hvordan måler I løbende på, om I er på rette vej? Det er altid en hjælp at vide, hvornår noget er gået som ønsket. Vær dog opmærksom på ikke at ’opfinde’ afkoblede kommunikationsmål. Tag udgangspunkt i jeres projektmål – også når I udarbejder eksterne kommunikationsmål. Kommunikationen må aldrig blive en parallel-indsats, men skal støtte op om det ’hvorfor’, ’hvordan’ og ’hvad’, som I har beskrevet i jeres kernefortælling. 

• Tip: Sammenlign jeres eksterne kommunikationsmål med jeres projektmål og tjek, om der er sammenhæng.
• Tip: Kommuniker altid for projektets skyld!
   

I videoen nedenfor får I hjælp og gode råd til at udarbejde jeres kommunikationsstrategi og -plan. 

Omtale af fonden

Når du omtaler fonden, vær opmærksom på:

• Fonden støtter projekter – den sponsorerer ikke
• Fonden er bidragsyder – ikke sponsor
• Fonden uddeler – den donerer ikke
• Fondens stavemåde er Nordea-fonden